Hvorfor inkasso mot egne kunder

Du har sikkert opplevd å motta purringer og inkassovarsler fra dine leverandører, hvis du ikke har betalt deres fakturaer noen dager etter forfall. Dette er forståelig, ettersom de trenger innbetalingene fra deg for å betale sine leverandører.

Tilsvarende vil dine kunder ha full forståelse for at du følger opp at de betaler dine fakturaer, ettersom du trenger innbetalingene fra dem for å betale dine ansatte og leverandører.

Effektiv oppfølging av ubetalte fakturaer er en sentral del av likviditetsstyringen i en virksomhet.

Hvorfor inkasso mot egne kunder kan være utfordrende

De aller fleste som arbeider med salg og har kundekontakt, ønsker å vedlikeholde en god relasjon med alle kundene. Årsaken til dette er blant annet at fornøyde kunder antas å kjøpe mer, men mest av alt at man ser risikoen for at oppfølging av manglende betaling kan oppfattes som unødvendig og irriterende for kundene, og derfor skaper unødig støy i kunderelasjonen.

Det har derfor i mange år vært standard i mange bedrifter at det er regnskapsavdelingen som følger opp ubetalte fakturaer, og ikke de kundeansvarlige/selgerne. De fleste regnskapsansvarlige/regnskapsmedarbeidere synes imidlertid heller ikke oppfølging av ubetalte fakturaer er en spesielt lystbetont arbeidsoppgave.

Virksomheten kan velge å sende ut purring fra regnskapssystemet automatisk etter et visst antall dager over forfall. De kundeansvarlige/selgerne ønsker imidlertid ofte ikke at dette gjøres, og ønsker i steden at utsending av purringer skal forhåndsgodkjennes av dem. Dette gjør at purringer som, objektivt sett burde vært sendt ut, ofte utsettes.

Alternativt kan man ringe kundene. Dette er sannsynligvis enda mindre lystbetont for regnskapsansvarlig/regnskapsmedarbeidere.

Det er derfor betydelig risiko for at oppfølging av kundefordringer, bevisst eller ubevisst, nedprioriteres. Konsekvensen er at likviditeten i virksomheten din belastes unødig grunnet sen innbetaling fra kunder.

Hadde det ikke vært fantastisk hvis hverken regnskapsavdelingen eller andre ansatte trenger å bruke særlig tid på oppfølging av kunder som ikke betaler, men at dette bare gjøres nesten automatisk, med et minimum av menneskelig involvering?  I det følgende skal vi se på hvordan dette kan bli virkeligheten.

Automatisering av inkassoprosessen

Med skybaserte regnskapssystemer har det blitt mye enklere med integrasjon mot andre systemer. Både Tripletex og Xledger tilbyr integrasjon med inkassosystemet til Retrieve.

Rutinen for deg som virksomhet er meget enkel:

• Frem til 14 dager over forfall, velger du selv om du vil sende ut purring fra regnskapssystemet.
• En gang pr. uke mottar du epost om hvilke fakturaer som er klare for inkassovarsel, dvs. er 14 dager eller mer over forfall.
• Du har mulighet til å stoppe enkeltfakturaer som du ikke ønsker skal overføres til inkasso.
• Alle fakturaer du ikke eksplisitt velger ikke å sende til inkasso, vil overføres til Retrieve.
• Retrieve sender deretter automatisk ut inkassovarsel og påfølgende inkassobrev.
• Innbetalinger på sakene oppdateres daglig i regnskapssystemet ved overføring av transaksjoner fra Retrieve.

For at løsningen skal fungere, er det sentralt at kundereskontroen er ajour med bokføring av innbetalinger, slik at man ikke risikerer å starte inkassosak for fakturaer som allerede er betalt.

Oppsummering

Ved å integrere regnskapssystemene Tripletex og Xledger med inkassosystemet til Retrieve, forenkler og automatiseres prosessen med inndriving av fakturaer til kunder som ikke betaler ved forfall. Dette vil med største sannsynlighet før til at likviditeten i virksomheten bedres. I tillegg har du en bekymring mindre, ved at du har automatisert inndrivelsesprosessen av kundefordringer, og du får mer tid til å fokusere på kjernevirksomheten.

Hvis du allerede er bruker av Tripletex eller Xledger og ønsker å integrere inkasso, må du gjerne kontakte oss i Progressum. Hvis du har et annet regnskapsystem, men er klar for å bytte til Tripletex eller Xledger, hører vi også gjerne fra deg.