Som tilfellet var for mindre og relativt enkle virksomheter, eksisterer det heller ikke noen fasit på hvilket regnskapssystem som passer best for større virksomheter og virksomheter med   komplekse behov. Som ekstern regnskapsfører for mange ulike virksomheter siden 2005 har vi imidlertid gjort oss mange erfaringer med ulike regnskapssystemer, og noen tanker om valg av regnskapssystem som passer for våre kunder som vi ønsker å dele. I denne artikkelen vil vi gjennomgå regnskapssystem for større og mer komplekse virksomheter eller virksomheter hvor stor grad av automatisering er ønskelig.

Generelle vurderinger

Mange regnskapsførere benytter mange forskjellige regnskapssystemer. Progressum har imidlertid siden 2016 valgt å spesialisere seg på to skybaserte regnskapssystemer; Tripletex og Xledger. Tripletex passer godt for mindre og relativt enkle virksomheter, og i del 1 fortalte vi hvorfor vi har valgt å benytte Tripletex for disse virksomhetene.

Xledger passer for større og mer kompliserte virksomheter, og vi vil i det følgende fortelle om hvorfor vi anbefaler Xledger som regnskapssystem.

Fordeler med Xledger

Bakgrunn for valget av Xledger som vårt foretrukne regnskapssystem er basert på seks klare fordeler vi ser:

Komplett regnskapssystem

Enklere regnskapssystemer vil ofte ha begrensninger som gjør at de ikke uten videre passer for mer komplekse virksomheter. Det kan for eksempel være at det ikke er mulig å definere både prosjekter og underprosjekter når man posterer inntekter og kostnader, at kostnad på en inngående faktura ikke kan fordeles på flere avdelinger eller at logistikkfunksjonaliteten er for dårlig. Hvis du for eksempel er en organisasjon som skal fakturere medlemsskap, ønsker du sannsynligvis å benytte massefakturering slik at alle fakturaene kan sendes ut samlet, uten at det er nødvendig å sende ut fakturaene enkeltevis.

Basert på vår erfaring våger vi å si at vi så langt ikke har sett en funksjonalitet som våre kunder ønsker, og som Xledger ikke har kunnet håndtere. Ettersom Xledger skal kunne håndtere «alt» er systemet omfattende. For at ikke dette skal gå ut over brukervennligheten, er det viktig at Xledger tilpasses den enkelte kundes behov. Konkret skjer det ved at funksjonalitet kunden ikke har bruk for fjernes fra menyer. Har du ikke behov for logistikkmodul, vil menypunkter for dette fjernes. I tillegg kan dashbordet (åpningsskjermbildet når man logger seg inn) spesialtilpasses den enkelte kundes behov.

Velutviklet automatisering

Banktransaksjoner hentes inn i Xledger, slik at bankavstemming kan foregå automatisk i Xledger. Dette gjør det mulig å ha regnskapet ajour til enhver tid, slik at saldo på driftskontoen i regnskapet stemmer med faktisk saldo på bankkontoen. Det må da, i samarbeid med regnskapsfører, etableres rutiner for å sikre dette.

Innen regnskapsføring har det lenge pågått en utvikling mot mer og mer automatisering. Xledger er blant de som ligger i front i denne utviklingen, og har blant annet i senere tid introdusert maskinæring som gjør at det er mulig å sette opp systemet slik at de fleste inngående fakturaer fra leverandører kan posteres automatisk ved at Xledger selv velger riktig kontering, basert på tidligere mottatte fakturaer fra samme leverandør, samt generell kunnskap bygget opp av Xledger over tid. Dette medfører betydelig tidsbesparelse og redusert risiko for manuelle feil, noe som gir betydelig økt effektivitet i regnskapsarbeidet.

Konsolidering

Hvis man er et konsern med morselskap og flere datterselskaper, kan man velge å benytte Xledger til konsolidering. Dette gjelder også hvis det er mer enn to ledd i selskapsstrukturen. Jo flere selskaper i konsernet, jo mer effektivt å konsolidere i Xledger.

Mange konsern benytter Excel til konsolidering. Dette innebærer at tall enten må importeres til Excel eller legges inn manuelt. Alle elimineringer må også manuelt legges inn. Som følge av at Excel er formelbasert, er det stor risiko for at noe legges inn feil, eller at hvor en celle skal hente tall fra feilaktig endres, slik at det oppstår differanser.

Ved isteden å benytte Xledger til konsolidering, oppnås flere fordeler. For det første slipper man å føre over saldobalansen for hvert selskap til Excel. Dette innebærer for eksempel at hvis det gjøres en ekstra postering, blir konsernregnskapet automatisk oppdatert ved at det ikke er noen saldobalanse som må importeres på nytt. For det andre håndteres elimineringer basert på forhåndsdefinerte regler. Dette innebærer at risiko for formelfeil ved oppdatering av en Excel-modell fjernes.

Omfattende rapportfunksjonalitet

Ettersom Xledger kan tilpasses den enkelte kunde, kan man også fritt definere de rapporter man ønsker, så lenge det er registrert informasjon i Xledger som gjør det mulig å hente ut rapporten. Dette innebærer at det, i motsetning til for de fleste regnskapssystemer, også kan tas ut likviditetsrapporter direkte fra Xledger, uten at man trenger å bearbeide tallene i excel.  Det er også mulig å gjøre en fullstendig drilldown fra øverste nivå ned til bilagsnivå.

Ubegrenset skalerbarhet

Mange har erfart at man ettersom virksomheten vokser ser at man trenger mer funksjonalitet i regnskapssystemet. Løsningen vil ofte være å bytte regnskapssystem. Selv om det på papiret skal være ganske enkelt å bytte regnskapssystem, koster et slikt bytte ofte mye, både i tid, frustrasjon og penger.

Med Xledger kan du være sikker på aldri å vokse fra regnskapssystemet ditt.

Ettersom Progressum i utgangspunktet kun benytter Tripletex og Xledger, har ansatte i Progressum svært god kompetanse på Xledger. Internt har vi ekspertkunnskap om systemet, noe som ikke hadde vært mulig hvis vi benyttet mange ulike regnskapssystemer.

Totalt bør dette gi deg som kunde den beste tilgang til kunnskap og veiledning om bruk av Xledger.

Prismodell og pris

For Xledger betaler du som kunde kun for den funksjonaliteten du benytter. Pris vil normalt ikke være mye høyere enn for enklere skybasert regnskapssystemer.

I tillegg til en fast pris pr. måned, basert på den funksjonaliteten dere trenger, betaler du som kunde en transaksjonskostnad pr. transaksjon, med ulik pris for forskjellige transaksjoner som f.eks. mottak av EHF-faktura og utsending av faktura.

Oppsummering 

Xledger er et velutviklet og driftssikkert regnskapssystem som passer for større virksomheter og virksomheter med mer komplekse behov eller hvor stor grad av automatisering er ønskelig. Med over 7 års erfaring fra bruk av systemet har Progressum dyp kunnskap og kompetanse om systemet.

Hvis du vurderer å bytte til Xledger, eller er på jakt etter ny regnskapsfører, må du gjerne kontakte oss i Progressum for en hyggelig prat om regnskap og regnskapsystem.