Fra sommermodus til full fart: derfor bør likviditeten stå øverst på agendaen nå

Av Hilde Torper, avdelingsleder i Progressum, statsautorisert regnskapsfører og revisor

Sommeren er stille, men regningene tar ikke ferie

I sommermånedene bremser mye opp. Kunder er på ferie, betalinger utsettes “til over sommeren”, og interne rutiner får gjerne litt slakk. Problemet er at kostnadene sjelden tar samme pause. Lønn, husleie, leverandørgjeld og skatteinnbetalinger går som normalt, mens innbetalingene fra kundene ofte henger etter.

Resultatet ser vi hvert år. Bedrifter som har hatt en helt normal, sunn drift gjennom våren, opplever i løpet av september og oktober en plutselig, trang likviditetsskvis. Ikke fordi virksomheten går dårlig, men fordi pengestrømmen har kommet i utakt et par måneder tidligere, gjerne akkurat nå.

Den gode nyheten er at dette er noe av det enkleste å gjøre noe med, hvis man tar tak i det de nærmeste ukene, før høsttravelheten for alvor tar overhånd.

Tre konkrete grep for bedre likviditet i høst

1. Rydd i kundefordringene før du gjør noe annet. Ta en runde på utestående fakturaer denne uken, spesielt de som har hopet seg opp gjennom fellesferien. Hvem har ikke betalt? Hvorfor ikke? Mange venter med å purre fordi det føles ubehagelig, men en vennlig påminnelse rett etter forfall er sjelden problematisk. Tvert imot oppfattes det som profesjonelt. Jo lenger man venter, jo vanskeligere blir samtalen, og jo større er risikoen for tap.

2. Se på fakturarutinene dine med nye øyne. Fakturerer dere så raskt dere kan etter levert vare eller tjeneste, eller samler dere opp og sender en gang i måneden? Kortere betalingsfrister, tydeligere fakturatekst og automatisk purring kan alene forbedre likviditeten betydelig, uten at det koster noe annet enn litt opprydding i rutinene.

3. Følg opp de gode kundene også. Det er lett å bruke energien på de vanskelige betalerne. Men jevnlig, god oppfølging av de kundene som alltid betaler i tide, bygger relasjoner som gjør at de blir og handler mer.

Den skjulte kostnaden: tid brukt på å lete

Det er en ting til vi ser igjen og igjen hos kundene våre, og som sjelden får nok oppmerksomhet: hvor mye tid ansatte bruker på å finne informasjon, fremfor å bruke den.

Bilag som ligger i feil mappe. Avtaler ingen finner igjen. Tall som må hentes manuelt fra tre ulike systemer før et kundemøte. Hver gang dette skjer, er det tid som ikke går til det som faktisk skaper verdi, nemlig kundene deres.

Vår erfaring er at bedrifter som investerer i gode systemer og ryddige rutiner for dokumentasjon og regnskap, frigjør overraskende mye tid. Tid som heller kan brukes på salg, kundeoppfølging og utvikling. Dette er ikke bare et “orden i sysakene”-spørsmål. Det er en direkte lønnsomhetsfaktor.

Når suksess blir en likviditetsfelle

Et paradoks vi ofte møter, er at det ikke bare er bedrifter i motbakke som får likviditetsproblemer. Selskaper i rask vekst er minst like utsatt.

Hvorfor? Fordi vekst krever penger før den gir penger. Flere ansatte skal ha lønn før prosjektene er fakturert. Varelageret må bygges opp før salget kommer inn. Nye kunder betaler ofte på lengre kreditt enn de gamle. Uten god oversikt og planlegging kan en bedrift som vokser raskt og har fulle ordrebøker, likevel gå tom for penger på konto, midt i suksessen.

Dette er grunnen til at vi alltid anbefaler vekstselskaper å ha løpende likviditetsbudsjett, ikke bare årsbudsjett. Man må vite hva som skjer med kontantstrømmen de neste tre til seks månedene, ikke bare hvordan resultatet ser ut ved årsslutt.

Gode rutiner er ikke kjedelig, det er et konkurransefortrinn

Vi i Progressum møter mange dyktige ledere som er eksperter på sitt fag, men som ikke har tid, eller lyst, til å være eksperter på regnskap, fakturarutiner og likviditetsstyring i tillegg. Det er helt naturlig. Men det betyr ikke at det kan overlates til tilfeldighetene.

Med gode rutiner, riktige systemer og en regnskapsfører som følger med gjennom hele året, ikke bare ved årsoppgjør, blir likviditeten forutsigbar i stedet for stressende. Og tiden dere og de ansatte sparer, kan brukes der den skaper størst verdi: ute hos kundene deres.

Med høsten foran oss er dette et godt tidspunkt å ta en ekstra sjekk. Henger rutinene og systemene deres med i farten? Er dere trygge på likviditeten de neste månedene? Ta kontakt med oss i Progressum før høsten for alvor setter i gang. Vi hjelper både etablerte og nye bedrifter med alt fra fakturarutiner og likviditetsbudsjett til full regnskapsføring og rådgivning, slik at dere kan bruke høsten på det dere er best på.