Årsoppgjørsklient vs. løpende regnskapsføring

Hvis et selskap har ansatte, må regnskapet oppdateres hver måned i forbindelse med rapportering til myndighetene (a-melding). Hvis selskapet er merverdiavgiftspliktig, må regnskapet oppdateres minst annenhver måned, med mindre selskapet tilfredsstiller kravene om årstermin for merverdiavgift og har fått godkjent dette.

Alle selskaper som hverken har ansatte eller er merverdiavgiftspliktig, kan i prinsippet føre regnskapet en gang i året. Selskaper som ønsker dette, er ofte såkalte «årsklienter» hos et regnskapsbyrå. Dette innebærer at du som kunde selv samler opp alt regnskapsmateriale, dvs. fakturaer til kunder, mottatte fakturaer fra leverandører, banktransaksjoner osv. og først leverer dette til regnskapsfører en gang etter nyttår for det foregående året. Dette kan være uproblematisk hvis det er svært få bilag, eks. holdingselskaper, og ingen kompliserte transaksjoner som ulike egenkapitaltransaksjoner, transaksjoner med ledelse og eiere eller oppkjøp/salg av virksomheter.

Hvis du har super orden og har arkivert de ulike bilagene etter datorekkefølge i en perm, kan dette være uproblematisk. Hvis det derimot mangler bilag, og det er en del transaksjoner på bankkontoen det ikke eksisterer bilag for, er det duket for et kronglete årsoppgjør. Regnskapsfører er avhengig av å motta dokumentasjon og forstå samtlige transaksjoner gjennom året for å kunne lage et korrekt regnskap.

Hvis det f.eks. er udokumenterte uttak fra selskapets bankkonto som du ikke er i stand til å gjøre rede for, blir normalt løsningen at dette føres opp som en fordring på deg privat eller i verste fall må lønnsinnberettes på deg eller behandles som skattepliktig utbytte. Hvis det reelt sett er privatuttak, er denne behandlingen korrekt. Hvis det imidlertid ikke er det, vil dette være alt fra litt til særdeles ugunstig for deg, avhengig av beløpenes størrelse og om du netto skylder selskapet ditt penger ved årets slutt. I tillegg kan honoraret til regnskapsfører bli mye høyere enn det trenger å være hvis all dokumentasjon forelå.

Vi er alle slik at jo lengre det er siden noe skjedde, jo vanskeligere er det å huske. Dette gjelder også når det er snakk om å huske hva en utbetaling fra ditt selskaps bankkonto gjaldt. Er det lenge siden utbetalingen, kan det være vanskelig å huske hva betalingen gjaldt, selv om du ser hvem som mottok pengene.

Selv om du er årsoppgjørsklient kan det derfor være veldig smart, for din egen del, å gi det du har av regnskapsbilag hittil i år til regnskapsføreren din allerede nå, ettersom regnskapsfører da kan sjekke om det eksisterer dokumentasjon på alle transaksjonene på bankkontiene til selskapet ditt hittil i år, og det er lettere for deg å huske transaksjonene hvis det mangler dokumentasjon fordi det er kortere tid siden de fant sted.

Mindre arbeid for regnskapsfører innebærer lavere regnskapshonorar å betale for deg som kunde.

Regnskapsbilagene for resten av året er det, av samme grunn, smart å levere til regnskapsfører tidligst mulig over nyttår.

En enkel måte å redusere bekymring og stress rundt årsoppgjøret er derfor ikke å vente med å levere regnskapsmaterialet ditt til revisor til godt over nyttår, men allerede nå levere det du har, og å levere resten raskest mulig over nyttår.

Hvis den dokumentasjonen du gir regnskapsfører er så god at du aldri får spørsmål om forklaring, kan du glede deg over rask ferdigstillelse av skattemeldingen og årsregnskapet ditt til lav kostnad.

Regnskap i skyen vs. «gammeldags» regnskapssystem

Mange regnskaper føres i dag i skybaserte regnskapssystemer som Tripltex og Xledger. Det finnes imidlertid fortsatt regnskapsførere som opererer etter «gamlemetoden» og fører regnskapene i ikke-skybaserte regnskapssystemer.

Det er mange fordeler med et skybasert regnskapssystem.  En av de viktigste fordelene er at mye av regnskapsarbeidet kan automatiseres ved at dokumentasjon/bilag automatisk kommer inn i regnskapssystemets innboks, på samme måte som i innboksen til epostkontoen din, hvor henvendelsene ligger og venter på å bli gjennomgått av deg. Dette innebærer f.eks. at nesten alle inngående fakturaer du mottar, automatisk legger seg i innboksen til regnskapssystemet. Risikoen for manglende dokumentasjon reduseres derfor betydelig ved at de aller fleste inngående fakturaer og samtlige utgående fakturaer lagres direkte i regnskapssystemet, istedenfor at du f. eks. mottar faktura fra leverandører på epost, som deretter må skrives ut og arkiveres i en perm som du leverer til regnskapsfører.

Hvis du kun leverer regnskapsdokumentasjonen din til regnskapsfører en gang i året (årsoppgjørsklient), har du fortsatt mulighet til å be regnskapsføreren din føre regnskapet for 2021 i f.eks. Tripletex, som er et skybasert regnskapssystem.

Hvis du har en avtale om løpende regnskapsføring med din regnskapsfører anbefales det sterkt å avtale med regnskapsfører at du ønsker å gå over til å benytte et skybasert regnskapssystem fra 01.01.2023.  I så fall er det viktig å starte planleggingen av dette allerede nå, slik at overgangen til nytt regnskapssystem går mest mulig smertefritt. Da vil du kunne glede deg over et mye enklere årsoppgjør for 2023, når den tid kommer.

Jo mer du gjør selv, jo lavere kostnad

Med et «gammeldags» regnskapssystem er du avhengig av at regnskapsføreren din gjør alt med regnskapet, ettersom det kun er regnskapsfører som har tilgang til regnskapssystemet. Med et skybasert regnskapssystem har du muligheten til å velge og gjøre noe mer selv. Du har til og med muligheten til å velge å gjøre alt med regnskapet ditt selv hvis du ønsker.

Å gjøre alt med regnskapet selv er imidlertid noe som sjelden anbefales, med mindre du har god forståelse for tradisjonell regnskapsføring med debet- og kreditposteringer, samt har nødvendig tid til å sette deg inn i hvordan regnskapssystemet fungerer og hvordan føring av bilag skjer.

Hvis du har startet å føre regnskapet ditt selv, og du gjør systematiske feil, innebærer det ikke bare at hele regnskapet i verst fall må føres på nytt, men også at det må ryddes opp i alt som er ført feil. Man kan derfor si at oppskriften for hvordan få høyest mulig honorar for regnskapsføring, er å overvurdere egen regnskapskompetanse og satse på å gjøre alt med regnskapet selv for å spare kostnader til regnskapsføring, bruke minst mulig tid på å sette seg inn i hvordan regnskapssystemet fungerer, føre regnskapet feil pga. manglende kunnskap og forståelse og deretter engasjere en regnskapsfører for å rydde opp i rotet og føre mer eller mindre hele regnskapet på nytt.

Vår anbefaling er at du gjerne kan fakturere kundene dine selv samt godkjenne fakturaer fra leverandørene og legge disse til betaling i regnskapssystemet selv, men at du bør ha en regnskapsfører som avstemmer regnskapet ditt, herunder driftskontoen, hver måned. Det gir god kontroll ved at regnskapet er månedlig ajour og lave kostnader til regnskapsføring.

Systematisk arkivering av regnskapsbilag

Hvis du mot all formodning sverger til «gamlemetoden» med regnskapsfører og et ikke-skybasert regnskapssystem, vil du kunne redusere regnskapsførerhonoraret betydelig hvis du gjennom hele året f.eks. har etablert tre ringpermer; en for fakturaer til kunder (utgående fakturaer) en for mottatte fakturaer fra leverandører (inngående fakturaer) og en for bankbilag (alle inn- og utbetalinger på bankkontiene) og sorterer alle bilagene i datorekkefølge, med eldste bilag bakerst i permen og nyeste bilag fremst.

Hvis du er riktig avansert, kan du også skrive ut alle de månedlige kontoutskriftene fra banken og hake av alle transaksjonene du finner bilag på. Da står du sannsynligvis igjen med noen transaksjoner du ikke finner bilag på, og som du har tid til å etterlyse og finne ut hva gjaldt. Da slipper du å betale regnskapsfører for å gjøre arkiveringsjobben for deg.

Hvis du leverer en slik dokumentasjon til regnskapføreren din, aller helst nå med det som har skjedd hittil i år, og resten rett over nyttår, er sannsynligheten stor for at regnskapsføreren din vil elske deg. Når du får faktura fra regnskapsføreren din er det heller ikke helt utenkelig at du blir litt ekstra glad i regnskapsføreren din også.

Oppsummering

Vi har gjennomgått noen valg du kan gjøre for at arbeidet, bekymringen og stresset rundt årsoppgjøret og innlevering av skattemelding og årsregnskap innen de fristene som er satt, forløper mest mulig uproblematisk for deg som kunde.

Å øke antall ganger du leverer regnskapsdokumentasjon/bilag til regnskapsfører fra en til to ganger i året, overgang til skybasert regnskapssystem, velge å gjøre noe av regnskapsarbeidet selv samt etablering av gode rutiner for arkivering av bilag, vil hver for seg og totalt bidra til et vesentlig enklere og mindre tidkrevende årsoppgjør med mye mindre frustrasjon, både for deg som kunde og regnskapsføreren din.

Vi kan gi det råd om hva du bør gjøre, men til syvende og sist er det kun du som kan gjøre disse endringene, og du har din handlefrihet til selv å bestemme hva slags årsoppgjør du ønsker; enkelt og effektivt eller frustrende og tidkrevende.

Hvis du har spørsmål rundt forberedelse til årsoppjøret, eller overgang til skybasert regnskapssystem, hjelper vi i Progressum deg gjerne.

Lykke til med årsoppgjøret!