Hvordan startet bokføring?

Fra tidens morgen har sannsynligvis næringsdrivende ført en oversikt over verdibevegelser og innbetalinger og utbetalinger i virksomheten sin. I praksis innebar dette å skrive ned, basert på hukommelsen, verdiendringer, innbetalinger og utbetalinger i en bok, samt oversikt over fordringer og gjeld. Hensikten med dette har naturligvis vært å kunne se objektivt hvordan virksomheten går økonomisk, dvs. blir man rikere eller fattigere, og tjener man penger (overskudd) eller taper man penger (underskudd).

Bokføringsmetodikken, slik vi kjenner den i dag, ble oppfunnet av den italienske fransiskanemunken Luca Pacioli i 1494. Han lanserte det som kalles det dobbelte bokholderi ved at alle transaksjoner føres to ganger i regnskapet; en gang debet og en gang kredit. Summen av debetposteringen(e) skal alltid være lik summen av kreditposteringen(e). Det revolusjonerende med dette var at når et beløp føres to ganger, og den ene gangen med plussfortegn (debet) og den andre gangen med minusfortegn (kredit), skal summen netto være null, både for hver enkelt postering og alle posteringene i regnskapet totalt i en regnskapsperiode.

Det ble derfor bygget inn to sentrale sumkontroller, på bilagsnivå og totalt for regnskapet, om at alle enkeltbilag og samtlige bilag i en regnskapsperiode, typisk en måned eller et år, skal gå i null, noe som lett avdekkes ved avslutning av regnskapet for en regnskapsperiode/måned. Inntil da ville feil kunne oppstå i regnskapet med ny større sannsynlighet, f.eks. ved at man skrev inn feil beløp som en innbetaling eller utbetaling, uten mulighet til å identifisere hvilket beløp som er feil, med mindre man gjennomgår. For å kunne oppdage slike feil i ettertid, ville det være nødvendig å gjennomgå samtlige posteringer i løpet av en regnskapsperiode for å forsøke å finne ut hva som var feil, noe som kunne være svært tidkrevende ved mange transaksjoner.

Pacioli lanserte bokføring på såkalte T-konti i en stor bok. Med dagens skybaserte regnskapssystemer er det mange tiår siden dette var normalen for hvordan regnskap føres i Norge. Det grunnleggende prinsippet med dobbel bokføring (debet og kredit) er imidlertid fortsatt det samme som ved lanseringen i 1494.

Flere hundre år senere kom utviklingen av fast definerte kontoplaner (liste over alle regnskapskonti det kan posteres på, eks. salgsinntekt mva-pliktig, salgsinntekt ikke mva-pliktig, varekjøp og leie kontorlokale). Tyske Eugen Schmalenbach regnes av mange som oppfinneren av faste kontoplaner i 1927.

Utover 1900-tallet har de fleste land, i flere omganger, vedtatt regnskapslover og – regler som inneholder utfyllende regler for hvordan bokføring skal skje. Hovedhensikten har vært å gjøre bokføringen mest mulig objektiv og verifiserbar, samt hensynta de skiftende behovene  i næringslivet.

Hva bokføring innebærer

Bokføring innebærer systematisk registrering av samtlige hendelser med økonomisk betydning i en virksomhet. Dette er nødvendig for å få en pålitelig, og objektiv beregning av en bedrifts overskudd eller underskudd, slik at årets inntektsskatt kan beregnes korrekt. I tillegg har alle aksjeselskaper og enkelte selvstendige næringsdrivende årsoppgjørsplikt, dvs. at de hvert år må lage et årsregnskap, som skal være etterprøvbart.

Hovedprinsippene for bokføring følger av bokføringsloven (lov om bokføring av 19.11.2004). De to mest sentrale prinsippene rundt registrering av de økonomiske hendelsene i en virksomhet, må sies å være sporbarhet og fullstendighet.

Sporbarhet

Kravet til sporbarhet følger av regnskapsloven § 6. Sporbarhet innebærer at alle økonomiske transaksjoner som er registrert i regnskapssystemet skal være skriftlig dokumentert og derfor kunne etterprøves av en uavhengig person, det være seg revisor eller offentlige myndigheter ved bokettersyn. Dette medfører at dokumentasjonen må være tilstrekkelig til at det klart fremgår hvordan den økonomiske hendelsen skal bokføres. Hvis dokumentasjonen i utgangspunktet er ufullstendig, må den kompletteres eller forklares slik at det er mulig for en uavhengig person forstår den.

Dette fordrer også en betydelig grad av objektivitet, dvs. at identisk dokumentasjon bør gi en identisk postering i regnskapet, uavhengig av hvilket selskap det gjelder og hvem som foretar posteringen.

Fullstendighet

Kravet til fullstendighet følger indirekte av regnskapsloven § 7 som fastholder at «alle opplysninger som er nødvendige» skal bokføres. I praksis innebærer dette kravet at den regnskapspliktige ikke selv kan velge hvilke transaksjoner som skal bokføres, og hvilke transaksjoner man kan unnlate å bokføre. Dette har blant annet til hensikt å redusere den svarte økonomien i Norge ved at samtlige inntektstransaksjoner må bokføres. En konsekvens av kravet til fullstendighet er at alle nummerserier for ulike bilag, eks. sendte fakturaer til kunder, mottatte fakturaer fra leverandører og bankbilag (alle innbetalinger og utbetalinger fra selskapets bankkonti) skal være uten huller, dvs. samtlige bilag skal være inkludert i regnskapet/bokført.

Regnskapsloven (lov om årsregnskap av 17.07.1998) kapittel 4, lister i tillegg opp enkelte grunnleggende prinsipper som skal ivaretas/forutsettes lagt til grunn ved bokføringen. Dette er blant annet vurderingsregler for hvordan transaksjoner skal verdsettes, periodisering av inntekter og kostnader (hvilken måned en inntekt eller kostnad skal allokeres til ) samt andre sentrale grunnleggende regnskapsprinsipper.

Hvorfor bokføringsplikt

Bakgrunnen for bokføringsplikt er først og fremst korrekt beskatning av virksomheter og kontrollhensyn. Dette innebærer at myndighetene har stor interesse i at det eksisterer klare regler for hvordan ulike økonomiske hendelser skal registreres i regnskapet, eks. salg av varer til en kunde og uttak av varer fra varelageret i den forbindelse, eller kjøp av en varebil. Beskatningen skal skje på grunnlag av et regnskap som er mest mulig objektivt og etterprøvbart. Motsatt kan man tenke seg at næringsdrivende vil være svært lite fornøyd hvis beskatningen skjedde mer tilfeldig og basert på tilfeldigheter og trynefaktor. Rettferdighet og likhet for loven en sentral grunnstein i demokratiet i Norge.

I tillegg til skattemessige grunner, har bokføringsplikten også den konsekvens at man kan sammenligne og analysere regnskaper, på tvers av selskaper og bransjer. Dette er blant annet viktig for mange investorer som baserer seg på analyse av fundamentale forhold samt bedriftens långivere og leverandører.

Oppsummering

Bokføringsplikten er det sentrale fundament, som ligger til grunn for all bokføring av transaksjoner i et regnskap. Prinsippene som ligger til grunn for bokføring har vært mer eller mindre uendret i svært lang tid, mens de siste tiårs utvikling av elektroniske regnskapssystemer har revolusjonert effektiviteten og mulighet for økt kompleksitet i bokføringen for alle bedrifter.

De to sentrale kriteriene ved bokføring er sporbarhet og fullstendighet. Dette innebærer at det er et krav om at alle transaksjoner skal være tilfredsstillende dokumentert, og at samtlige transaksjoner som angår en bedrift skal være inkludert i regnskapet.

Hovedhensikten med bokføringsplikt er å sikre riktig beskatning av alle virksomheter og muliggjøre mest mulig objektiv sammenligning på tvers av virksomheter og bransjer.

På mange måter kan man derfor si at bokføringsplikten er en sentral grunnpilar i næringslivet, men som vi dessverre ofte ikke ser på som hverken spesielt viktig eller interessant.

Hvis du har spørsmål rundt bokføring eller valg av regnskapssystem, hjelper vi i Progressum deg gjerne.