Dette er et spørsmål mange eiere i mindre selskaper stiller seg. Det er ikke vanskelig å finne en regnskapsfører, og selv mange regnskapsførere har etter hvert blitt ganske gode selgere. De er flinke til å overbevise deg om at du bør velge akkurat dem. Det er også sjelden at det virker så veldig dyrt – før du mottar den første fakturaen fra dem. Dette er første del i en artikkel i to deler om hvordan du som en mindre bedrift kan gå frem for å finne en riktig regnskapsfører for deg. Denne delen omhandler hvilke spørsmål du bør stille deg selv før du kontakter ulike regnskapsførere. Del 2 vil omhandle de spørsmålene du bør stille til den/de ulike regnskapsførerne du kontakter.
1 Definer hva slags arbeidsfordeling du ønsker med regnskapsfører
Ønsker du en regnskapsfører som gjør «alt», slik at du trenger å bruke minimalt med tid på regnskapsrelaterte ting selv, eller ønsker du å gjøre det meste løpende selv, som fakturering av kunder og godkjenning av fakturaer fra leverandører, og kun ønsker regnskapsføreres bistand med avstemminger og månedsavslutning samt innberetning av merverdiavgift, skattetrekk og arbeidsgiveravgift, i tillegg til skattemelding og årsregnskap?
Den tradisjonelle samarbeidsmodellen mellom regnskapsbyråer og kunder, var tidligere at kunden leverer alle bilagene, helst sortert i datorekkefølge pr. bilagstype (eks. utgående fakturaer, inngående fakturaer og bankbilag) til regnskapsfører. Regnskapsfører bearbeider deretter bilagene og posterer disse slik at regnskaps- og rapporteringsplikten overholdes. Den eneste informasjonen du som kunde får tilbake, er ofte innlevert skattemelding (tidligere selvangivelse) og årsregnskap. Det finnes fortsatt regnskapsførere som tilbyr denne modellen, men det blir færre og færre av dem.
En mer moderne samarbeidsform, som er muliggjort av at mer og mer informasjon lagres i skyen, og derfor er tilgjengelig hvor som helst og når som helst, er at du som kunde kan velge å gjøre mer selv. Det er f.eks. mulig å motta de aller fleste inngående fakturaer rett inn i regnskapssystemet (EHF-fakturaer) og betale dem derfra, i motsetning til at de kommer i posten eller som epost som må skrives ut, betales manuelt i nettbanken og deretter gis til regnskapsfører for bokføring. Dette gjør at den totale tid regnskapsarbeidet tar kan reduseres betydelig.
Dette gir også muligheten for å skreddersy fordelingen av arbeidsoppgaver mellom deg og regnskapsfører, basert på hva du ønsker. F.eks. kan du fakturere kundene dine og godkjenne inngående fakturaer fra leverandørene dine selv, direkte i regnskapssystemet.
Fordelene med en slik skreddersydd arbeidsfordeling er dels at du betaler mindre til regnskapsfører ettersom du gjør en større del av regnskapsjobben selv, men også at du i mye større grad har kontroll over regnskapet selv. Du kan blant annet når som helst ta ut enkle rapporter fra regnskapssystemet som f.eks. banken din ønsker. Dette fordi regnskapet mye lettere vil være så og si ajour til enhver tid.
2 Behov for konsulentbistand
Som bedriftseier vil du normalt ha behov for en diskusjonspartner i forbindelse med ulike økonomirelaterte problemstillinger som dukker opp underveis. Dette kan f.eks. gjelde hva du kan gjøre med en kunde som ikke betaler, om du bør opprette et personlig holdingselskap, hvordan lage en god aksjonæravtale med kompanjongen din og hvordan du kan forberede overføring av virksomheten til barna dine når du nærmer deg pensjonsalder. Med mindre du er gift med en som arbeider som revisor eller advokat innen relevante fagfelt, har du behov for å benytte en rådgiver/diskusjonspartner i forbindelse med slike spørsmål. For de fleste kan det være veldig hensiktsmessig å benytte regnskapsfører til å diskutere slike problemstillinger med, både fordi regnskapsføreren din bør kjenne virksomheten din ganske godt og fordi mange regnskapsførere, dog i svært varierende grad, besitter nyttig kompetanse rundt slike problemstillinger.
3 Tilgjengelighet
Ønsker du en regnskapsfører som alltid er tilgjengelig for deg, eller vil du uhyre sjelden ha et akutt behov for å komme i kontakt med regnskapsføreren din?
Sannheten er at alle regnskapsførere vil ha mange andre kunder å betjene, i tillegg til deg. Du vet ikke på forhånd hvilken prioritering du får, i forhold til andre kunder. Det kan være formålstjenlig selv å tenke ut hvor avhengig du er av en regnskapsfører som på kort varsel kan stille opp for deg ved å f.eks. lage en rapportpakke til banken din i forbindelse med en refinansiering eller på kort varsel ta et møte med deg og kompanjongen din vedr. aksjonæravtale.
Hvis du svært sjelden vil ha behov for kort responstid fra din regnskapsfører når det gjelder annet enn den løpende regnskapsføringen, kan det være greit å være klar på dette ovenfor de regnskapsførerne du kontakter.
Oppsummering
Jo mer klarhet du selv har rundt disse tre forholdene før du starter å kontakte mulige fremtidige regnskapsførere for selskapet ditt, jo større sannsynlighet for at du ender opp med en regnskapsfører som dekker dine behov og som du kan benytte i mange år. Ta gjerne kontakt med oss i Progressum om du ønsker hjelp med valg av riktig regnskapsfører.
Lykke til med valget av regnskapsfører!