1 Tilgjengelighet – er stort eller lite regnskapsbyrå best for deg som kunde?

Regnskapsbyråer lever av å produsere arbeidstimer. Jo flere kunder, jo flere arbeidstimer og jo høyere inntekter for regnskapsbyrået. I mindre regnskapsbyråer vil man ofte vente med å ansette en ny regnskapsfører inntil alle de eksisterende ansatte har alt for mye å gjøre, ettersom det å ansette en ny person koster mye. Hvis du kommer inn i et mindre regnskapsbyrå som er overarbeidet, risikerer du å få lavest prioritet.

Litt større regnskapsbyråer er normalt mer robuste og har bedre rutiner for å håndtere nye kunder, og vil ofte ha ansatte med noe ledig kapasitet til enhver tid. I tillegg er de ofte tidligere ute med å ansette nye personer før behovet blir akutt.

For deg som kunde kan det derfor være hensiktsmessig ikke å velge en regnskapsfører som har veldig få ansatte, ettersom de meget mulig kan være overarbeidet. I tillegg vil risikoen for langsiktig sykefravær hos en av de ansatte hos regnskapsfører innebære en uønsket risiko som vil ramme deg som kunde ved at du gis ennå lavere prioritet.

Dette forholdet taler for å velge et regnskapsbyrå som ikke er for lite, og som har god arbeidskapasitet til å håndtere deg som kunde og dine behov.

2 Intern organisering hos regnskapsfører

I innsalgsfasen snakker man ofte med en eier eller leder i regnskapsbyrået. Dette er ofte ikke den som vil være kundeansvarlig, og i hvert fall ikke den som vil stå for selve føringen/kontroll av regnskapet ditt.

I større regnskapsbyråer er det heller ikke uvanlig at det praktiseres betydelig spesialisering. Som eksempel kan nevnes et tilfelle hvor en bedrift med fem ansatte hadde til sammen fire hos regnskapsbyrået man hadde kontakt med. Det var en som bokførte vanlige bilag, og som hadde kunnskap om det regnskapssystemet som bedriften benyttet. En annen person var ansvarlig for de månedlige lønnskjøringene for de fem ansatte, som forøvrig kun hadde fast lønn, ingen frynsegoder og ingen andre variable elementer enn reiseregninger. Månedsrapportering ble foretatt av en tredje person med mer kompetanse enn den som førte regnskapet, og vedkommendes timesats var også betydelig høyere. Den siste på teamet var den kundeansvarlige, som bedriften nesten aldri hadde kontakt med, og som på sin side visste svært lite om kunden med unntak av eventuelle utestående fakturaer for regnskapsarbeidet og byråets inntjening på kunden. Den eneste gang bedriften hadde kontakt med kundeansvarlig var når det var spørsmål rundt regnskapsbyråets relativt høye fakturaer.

For de fleste kunder vil det nok være hensiktsmessig å kunne forholde seg til en person hos regnskapsfører, som har total oversikt over alt ved deg som kunde. Vedkommende vil da også få en større forståelse for din virksomhet, noe som vil gi bedre rådgivning og mer korrekt bokføring.

3 Møt den som skal bli din kontaktperson hos regnskapsfører

Du bør aldri signere oppdragsavtale med et regnskapsbyrå uten å ha møtt den i regnskapsbyrået du vil samarbeide med. Mennesker er forskjellige, og det er viktig at du føler at du kan kommunisere greit med den i regnskapsbyrået du skal samarbeide med idet daglige.

Personlig kjemi og vedkommendes serviceinnstilling er forhold du bør se etter.

4 Kompetanse

Det finnes i praksis to typer regnskapsførere du møter i regnskapsbyråene; statsautoriserte regnskapsførere og andre regnskapsførere. Alle regnskapsbyråer må ha en daglig leder som er autorisert regnskapsfører. For å bli statsautorisert regnskapsførere stilles det strenge krav til utdanning, arbeidspraksis og faglig oppdatering. For andre regnskapsførere enn statsautoriserte regnskapsførere, stilles det ingen krav til hverken utdanning eller arbeidspraksis. Kompetanse, spesielt hos de som ikke er statsautoriserte regnskapsførere, vil derfor variere veldig. Forholdet mellom antall statsautoriserte regnskapsførere og andre regnskapsførere kan gi en indikasjon på regnskapsbyråets fokus på faglig kompetanse.

Mange regnskapsførere kan, i tillegg til regnskap, ofte også en del om tilgrensende fagområder som f.eks. skatt, selskapsrett og økonomistyring, og avhengig av ditt antatte behov for slike tilleggstjenester, bør du få en forståelse for regnskapsbyråets kompetanse rundt slike fagområder. Be gjerne om referanser!

5 Regnskapssystem

Det finnes heldigvis ikke like mange regnskapssystemer å velge blant som det finnes regnskapsførere, men det finnes likevel en god del regnskapssystemer. Overordnet kan man dele systemene inn i skybaserte og ikke-skybaserte systemer.

Skybaserte systemer gir mulighet for nærmest sømløst valg av arbeidsfordeling mellom regnskapsfører og deg som kunde, ettersom regnskapet ligger i skyen og er tilgjengelig for alle som gis tilgang fra hvor som helst. Ikke-skybaserte systemer krever innlevering av papirbilag til regnskapsfører på gamlemåten.

Noen regnskapsbyråer tilbyr føring i de fleste regnskapssystemer, mens andre regnskapsførere har spesialisert seg på noen få systemer.

Vi vil absolutt anbefale å velge en regnskapsfører som benytter et eller flere av de mest vanlige skybaserte regnskapssystemene. For mindre og enkle virksomheter er Tripletex et meget godt valg. For litt større og/eller mer kompliserte virksomheter kan Xledger være et riktig valg.

Det anbefales å høre med regnskapsbyrået hvilke regnskapssystemer de tilbyr før man inngår avtale med et regnskapsbyrå, og få en kort demonstrasjon av anbefalt system. Hvis man ønsker mer uavhengig informasjon kan det anbefales å google disse regnskapssystemene for å forstå mer hvorvidt de er egnet for din virksomhet, selv om det ofte kan være vanskelig å sammenligne systemene hvis man ikke er spesielt regnskaps- og systemkyndig.

Jo flere regnskapssystemer et regnskapsbyrå benytter, jo mindre spesialistkompetanse om det enkelte regnskapssystem vil de nødvendigvis ha. Det kan derfor være en god ide å velge et regnskapsbyrå som har spesialisert seg på noen få av de mest anerkjente regnskapssystemene, ettersom de da vil ha ekspertkompetanse på disse systemene.

6 Prismodell

Det kan kanskje stilles spørsmål ved hvorfor pris listes opp sist, og ikke først av de forholdene som bør avklares med mulig ny regnskapsfører før oppdragsavtale inngås.

Vår hypotese er at svært mange bedrifter så og si utelukkende er fokusert på hvor man kan finne en rimeligst mulig regnskapsfører, og at her ligger mye av årsaken til at mange bedrifter er misfornøyd med sin regnskapsfører.

For regnskapsfører, som for de fleste andre profesjoner, så får man det man betaler for. De færreste vil velge å benytte en svært rimelig rørlegger til å legge rørene når man bygger nytt bad, bare fordi han er latterlig billig. De fleste vil vel være noe mistenksomme hvis han f.eks. kan tilby under halv pris av vanlige rørleggere. Man vil typisk stille seg spørsmål om hvorfor han er så billig, og nærmest bruke det mot ham. Kanskje firmaet hans har økonomiske utfordring og desperat trenger nye oppdrag, og at oppdragene må utføres så raskt som overhodet mulig, med den risikoen for feil det innebærer. Kanskje han mangler kompetanse, eller til og med kan ha blitt fratatt autorisasjonen som rørlegger på grunn av gjentatte tapte erstatningssaker fra tidligere kunder?

Sammenlignet med de andre fem forholdene det anbefales å vurdere i dialog med mulige nye regnskapsførere, er sannsynligvis pris en av de mindre interessante, og absolutt ikke den viktigste faktoren i valget av regnskapsfører. Prisen må imidlertid være konkurransedyktig, sammenlignet med andre seriøse regnskapsbyråer.

Det som er mer interessant er hvilken prismodell som tilbys. Generelt vil du tilbys en av to prismodeller; variabel pris og fastpris. Det vanligste, og det sikreste for begge parter hvis man ser for seg et langt fremtidig samarbeid til felles glede og nytte, er nok variabel pris, ettersom økt arbeid medfører økte kostnader til regnskapsføring, mens reduksjon av virksomheten medfører lavere kostnader. Ergo er endringene rettferdige for begge parter, og bør oppfattes som fair.

Hvis man blir enige om en fast pris vil det nesten alltid være slik at den ene av partene er meget fornøyd, og den andre parten er mindre fornøyd. Hvis fastprisen settes for høyt, vil regnskapsfører være svært fornøyd, mens du som kunde ofte vil sitte med følelsen at du betaler for mye, når du hører hva andre du kjenner betaler for regnskapsføring. Med mindre du over tid er ok med å betale en overpris for regnskapstjenester, tvinges du til å ta en dialog med regnskapsfører for å forhandle ned fastprisen, eventuelt gå over til variabel pris. Hvis ikke regnskapsfører aksepterer dette, risikerer du å måtte bytte regnskapsfører, med all den risiko og jobb det innebærer.

Hvis fastprisen settes for lavt, vil du som kunde være svært fornøyd, mens regnskapsfører ikke år tilstrekkelig betalt for den jobben som faktisk gjøres. Ingen regnskapsfører vil akseptere å være underbetalt over tid. Regnskapsfører vil da måtte ta opp med deg muligheten for å øke fastprisen, eventuelt gå over til variabel pris. Hvis du ikke blir enig med regnskapsfører om en prisøkning, ender du også opp med å måtte finne en ny regnskapsfører igjen.

Hvis du har en regnskapsfører over lengre tid, vil vedkommende opparbeide seg kunnskap om virksomheten din, og vil kunne være til større nytte for deg. Det anbefales derfor å tenke langsiktig ved valg av regnskapsfører, og ikke la deg forlede av en spesielt rimelig pris, som kun vil vare kortsiktig.

Oppsummering

Som beskrevet er det en rekke forhold du som bedriftskunde bør vurdere ved valg av regnskapsbyrå, både før man kontakter aktuelle byråer, og i dialogen med aktuelle byråer. Jo mer arbeid og tid du velger å legge i prosessen med å finne egnet ny regnskapsfører, jo større sannsynlighet for at du ender opp med en regnskapsfører som er riktig for deg,, og jo mindre sannsynlig er det at du om ikke lenge igjen må bruke tid på å finne ny regnskapsfører.

Lykke til med jakten på å finne en egnet regnskapsfører som, kompetansemessig og relasjonsmessig, kan bli din langsiktige og viktige samarbeidspartner i den fremtidige utvikling av virksomheten din!  Ta gjerne kontakt med oss i Progressum om du trenger hjelp til å velge riktig regnskapsfører.