
De fleste nystartede selskaper er opptatt av å holde kostnadene nede. Av den grunn velger mange å gjøre flest mulig administrative oppgaver selv. Dette gjelder selv om det åpenbart går på bekostning av den tiden som da blir tilgjengelig for å utvikle virksomheten og skaffe inntekter. Hvis du har valgt å benytte ekstern regnskapsfører, er det naturlig at de også er ansvarlig for lønn og foretar lønnskjøringer. Hvis du har valgt å føre regnskapet selv, kan det likevel være en ide å la et regnskapsbyrå ta hånd om lønnskjøringene dine. Vi skal i denne artikkelen gjennomgå hvorfor outsourcing av lønn kan være hensiktsmessig.
Fokus på kjernevirksomheten
For de fleste gründere og ledere av mindre virksomheter er tiden begrenset, og det er viktig å bruke tiden på det som er viktigst. Du må derfor vurdere om du skal kjøre lønn selv, eller om du skal outsource lønn.
Hvis lønnskjøring ikke er noe du har mye erfaring med, er det også sannsynlig at du vil bruke betydelig lengre tid enn en med god erfaring i å kjøre lønn. Det er også høyere sannsynlighet for at du gjør noe feil, som kan bety unødvendig økt tidsbruk senere. Det kan derfor være lønnsomt og effektivt å outsource lønnsfunksjonen, slik at du kan fokusere på det som virkelig betyr noe for virksomheten og genererer inntekter.
Redusert risiko for feil
Lønn er et spesialområde innen regnskap. Dette innebærer at ikke alle regnskapsførere gjør lønnskjøringer for kundene. Regnskapsførere som kjører lønn har derfor høy fagkompetanse innen lønnsområdet.
Du tenker kanskje at det neppe er så veldig mye som kan gjøres galt med få ansatte og enkle forhold, men det er ikke nødvendigvis korrekt.
Her er typiske feil som du kan risikere å gjøre, og som vil kvalitetssikres ved outsourcing av lønnsfunksjonen:
- Ta stilling til om selskapet plikter å opprette innskuddspensjon for ansatte (OTP).
- Korrekt beregning og innbetaling av innskuddspensjon, gjennom å oppdatere ansatteregisteret hos forsikringsselskapet, og innberetning i a-melding av pensjonspremien.
- Korrekt innberetning av frynsegoder som fri telefon og internett, fri avis, dekkede kontingenter mv.
- Korrekt utbetaling av lønn og refusjon fra NAV for ansatte som er sykmeldte.
- Manglende utnyttelse av maksimal årlig skattefri gave til ansatte for å redusere skatt for ansatte.
- Korrekt innberetning av reisekostnader.
- Korrekt håndtering av utbetaling av feriepenger opptjent foregående- og inneværende inntektsår.
- Sikre rettidig utbetaling av lønn, uansett din arbeidsmengde som gründer/leder rett forut for dato for lønnsutbetaling.
- Løpende avstemming av lønn mot regnskap.
- Løpende registrering og oppfølging av sykefravær og avviklet ferie.
Tilgang på høy kompetanse
Ved outsourcing av lønn til et regnskapsbyrå vil du ha lett tilgang på kompetanse rundt lønn. Dette vil f.eks. innebære at du alltid vil ha tilgang på hva som er siste relevante lovendringer eller andre regelendringer.
Reduserte kostnader
Det høres sannsynligvis lite rasjonelt ut å hevde at ved å betale et regnskapsbyrå for å kjøre lønn, sparer du faktisk kostnader. Hvis imidlertid det du kan tjene på alterntiv bruk av den tiden du bruker på lønn, overstiger det du betaler for outsourcing av lønn, vil du faktisk sitte igjen med en positiv margin, som en konsekvens av å ha outsourcet lønn.
Du sparer også tid til nødvendig opplæring i system og rutiner rundt lønn.
Konfidensialitet
For litt større virksomheter kan det ære trygt for deg som leder at ingen ansatte, med unntak av deg selv, har tilgang til sensitiv informasjon, som ansattes lønn. Risiko for lekkasjer om ansattes lønn og påfølgende misnøye og krav om økt lønn kan lettere unngås ved outsourcing av lønn.
Skalerbarhet
Hvis lønn kjøres av egen ansatt, som sannsynligvis i tillegg har andre arbeidsoppgaver, kan det medføre at du kanskje ikke har nok egnede arbeidsoppgaver i tillegg til regnskap og lønn for vedkommende, til å fylle arbeidsdagen.
Eller kanskje den som kjører lønn i utgangspunktet har mer enn nok å gjøre, og du vurderer å ansette en ny person som blant annet skal overta ansvaret for lønnskjøring. Muligens er det ikke nok andre arbeidsoppgaver for å dekke et årsverk til, slik at nyansettelsen utsettes i det lengste for å unngå å pådra å øke de faste kostnadene før det er absolutt nødvendig.
Ved outsourcing av lønn til et regnskapsbyrå slipper du all bekymring rundt når tiden er riktig for å ansette mer kapasitet på regnskap/lønn, ettersom dette er noe regnskapsbyrået håndterer. Hvis virksomheten er i en vekstfase med en rekke nyansettelser, trenger du ikke bekymre deg for den økte arbeidsbelasningen til lønnskjøring som følge av flere ansatte. Du kan i steden fokusere på nyansettelser på andre områder i virksomheten.
Oppsummering
Ved å outsource lønn får du mer tid til å fokusere på kjernevirksomheten, redusert risiko for feil i forbindelse med lønnskjøring og -innberetning, enkel tilgang til høy fagkompetanse rundt lønn når du har behov for det, reduserte kostnader og mindre risiko for lekkasjer av lønnsinformasjon som kan skape intern misnøye og støy. Hvis du ønsker noe av dette, kan det være en god ide å outsource lønn. Valget er ditt.
Hvis du vurderer å outsource lønn, ta gjerne kontakte oss i Progressum. Her kan du lese mer om outsourcing av lønns- og regnskapstjenester til Progressum.