Det er svært vanlig at bedrifter holder julebord for ansatte en gang i siste halvdel av november eller i begynnelsen av desember. For arbeidsgivere er det ønskelig at de ansatte som deltar på julebordet ikke må fordelsbeskattes for dette. Årsaken til dette er både at flere ansatte ved fordelsbeskatning sannsynligvis vil velge å avstå fra julebord, samt at julebordet ved fordelsbeskatning ikke vil verdsettes like positivt av de ansatte ettersom det vil innebære en lavere nettolønn den måneden julebordet avholdes. Å overholde de regler og beløpsgrenser som gjør at de ansatte unngår fordelsbeskatning for kostnadene ved julebordet, og at julebordet blir en utelukkende positiv opplevelse for alle som deltar, blir derfor sentralt for alle arbeidsgivere. I det følgende vil vi gjennomgå disse reglene.
Julebord uten fordelsbeskatning
For at julebord for ansatte skal være skattefritt for de ansatte må følgende betingelser være oppfyllt:
Kostnaden for arbeidsgiver må anses som «rimelig»
«Rimelig» er et skjønnsmessig begrep. Dette innebærer at grensen for hva som er «rimelig» ikke kan beløpsfestes eksakt. Det må foretas en konkret vurdering. Noen arbeidsgivere arrangerer relativt rimelige julebord for ansatte, f.eks. i form av middag på en restaurant, mens andre arbeidgivere velger mer påkostede arrangementer som en helgetur i Norge eller utlandet. Hvis julebordet legges til utlandet, kan ikke kostandene overstige det som ville vært kostnadene om arrangementet i steden hadde vært i Norge.
Ved vurderingen av om arbeidsgivers kostnader til julebord for ansatte er «rimelige», vil det også ha betydning hvilke kostnader andre arbeidsgivere benytter på julebord, og sannsynligvis først og fremst arbeidsgivere i samme bransje. Dette er imidlertid informasjon de færreste arbeidsgivere besitter. Det er derfor i praksis nær umulig å sikre seg på forhånd mot at kostnadene til julebordet anses «rimelige», med mindre de objektivt sett fremstår som relativt beskjedne.
Som det fremgår ovenfor har arbeidsgiver ganske romslige rammer for å arrangere julebord for ansatte, uten skatt for de ansatte. Dette innebærer at arbeidsgiver kan velge å gjennomføre et julebord med relativt høye kostnader som likevel anses «rimelige».
Julebordet må tilbys alle eller en betydelig del av de ansatte
Julebord skal være et fellesarrangement. Det vil således ikke aksepteres at den enkelte ansatte selv velger å ha hvert sitt individuelle julebord hvor kun den enkelte, eventuelt sammen med partner, deltar. Dette innebærer også at for eksempel et julebord for kun ledergruppen, som ikke er knyttet til en ledersamlin, neppe vil være skattefritt. I så fall bør man i steden kalle det en ledersamling/ledergruppemøte, hvor bespisning inngår som en naturlig del av samlingen.
Alle, eller en betydelig andel av de ansatte, må inviteres til å delta. Hvor mange som faktisk deltar har imidlertid ingen betydning når det gjelder å unngå fordelsbeskatning. I større bedrifter akspeteres det at det arrangeres avdelingsvise julebord.
Antall overnattinger
Antall overnattinger har også betydning. Det følger av ligningspraksis at maksimalt to overnattinger på hotell aksepteres ved julebord. Hvorvidt de to overnattingene er knyttet til helg eller vanlige ukedager, har ingen betydning. Hvis antall overnatting er mer enn to, vil julebordet bli ansett som ferie for de ansatte, noe som utløser skatteplikt av fordelen.
Selv om det gjelder en begrensning på maksimalt to overnattinger for julebord, kan man likevel arrangere en firmatur med flere overnattinger, forutsatt at den resterende delen av arrangementet er av faglig karakter, og ikke har feriepreg. Dette kan for eksempel være intern kursing, eller deltakelse på en ekstern fagkonferanse, som kombineres med julebord med to overnattinger. Fagdelen vil da utgjøre en tjenestereise som er i arbeidsgivers interesse og derfor ikke utløser noen skatteplikt for de ansatte som deltar. Dersom kravene til skattefritak for tjenestereisen/fagarrangementet og velferdstiltaket (julebordet) er oppfylt, må konsekvensen være at hele turen er skattefri.
Kan ledsagere delta på julebordet?
Julebord kan gjerne avholdes med ledsagere som ektefelle, partner, samboer eller barn. Så lenge kostnadene for julebordet anses som «rimelige», vil de ansatte hverken fordelsbeskattes for egen eller ledsagers deltakelse på julebordet.
Antall ansattearrangementer i året
Hvor mange andre tilstelninger for ansatte (sommerfest o.l.) som arbeidsgiver har arrangert for de ansatte i løpet av regnskapsåret (normalt kalenderåret) er relevant. Jo flere arrangementer, jo lavere må kostnadene for det enkelte arrangement være. Totalkostnaden for alle ansattearrangementene i løpet av året må anses som «rimelig».
Familiebedrifter
For rene familiebedrifter med kun familiemedlemmer som ansatte, vil man ikke kunne arrangere julebord for ansatte uten fordelsbeskatning. Hvis det imidlertid er minst en ekstern ansatt i full stilling, kan man dog unngå fordelsbeskatning for de ansatte.
Julebord med fordelsbeskatning – men likevel uten beskatning for ansatte
Hvis kostnadene for julebordet ikke anses som rimelige, eller de øvrige vilkårne for skattefrihet ikke er oppfyllt, vil som nevnt de ansatte som deltar i utgangspunktet måtte fordelsbeskattes. Det finnes likevel en mulighet til å redusere eller helt fjerne effekten av slik fordelsbeskatning.
Ansatte kan motta inntil kr. 5.000 i gave fra arbeidsgiver pr. kalenderår, uten at det er en spesiell anledning til at gaven gis, og uten at denne gaven beskattes. Avhengig av verdien på julegave og eventuelle andre gaver til ansatte i løpet av året, kan derfor den ansatte slippe fordelsbeskatning for et julebord som koster maksimalt kr. 5.000 pr. ansatt, forutsatt at de ansatte ikke har mottatt noen andre gaver fra arbeidsgiver i løpet av året. Dette selv om julebordet i seg selv utløser fordelsbeskatning.
Oppsummering
Hvis arbeidsgiver ønsker å gi de ansatte et fint julebord, enten som en takk for godt arbeid gjennom året eller som et motiverende ansattegode, er det gode muligheter for det uten at det utløser fordelsbeskatning for de ansatte. Det er dog veldig viktig at arbeidsgiver har god kjennskap til reglene, ettersom brudd på et av vilkårne for skattefrihet vil medføre at hele fordelen blir skattepliktig for de ansatte og arbeidsgiveravgiftspliktig for arbeidsgiver.
Hvis det skulle skje at arbeidsgiver har arrangert et julebord for ansatte som ikke oppfyller kriteriene for skattefrihet for de ansatte, er det viktig å huske på at ansatte kan motta gaver, uten noen spesiell anledning, på kr. 5.000 fra arbeidsgiver hvert år. Den skattepliktige fordelen for den ansatte kan derfor reduseres med det gjenstående av disse kr. 5.000 for den enkelte ansatte, hvilket innebærer at forutsatt ingen julegave eller andre gaver i løpet av året kan arbeidsgiver likevel unngå skatteplikt for de ansatte selv om reglene for julebord for ansatte uten fordelsbeskatning ikke er oppfyllt.
Ta gjerne kontakt med oss i Progressum dersom du har spørsmål knyttet til julebord for ansatte. Vi kan bistå med å rådgivning slik at dere kan gjennomføre julebordet innenfor skatteloven.