De fleste bedrifter har sannsynligvis erfart at mye har blitt dyrere det siste halve året. Dette vil blant annet gjelde for bedrifter med høyt strømforbruk. Bedrifter med lån, f.eks. banklån, har også opplevd at lånerenten har øket flere ganger, litt avhengig av om lånet er basert på NIBOR pluss en margin (normalt ved større lån), eller vanlig rente som settes av banken. I tillegg har mange andre innsatsfaktorer som innkjøp av råvarer, varer for videresalg og lønninger til ansatte gått opp. Alt dette kan være relativt uproblematisk hvis bedriften er i stand til å dekke inn sine økte kostnader gjennom prisøkning ovenfor egne kunder. Å få til dette krever både god oversikt over egne kostnader, og at markedet kan ta imot nødvendige prisøkninger, uten at omsetningen går ned. I denne artikkelen går vi gjennom hva som er forskjellen på regnskap og likviditet, hvorfor likviditetsstyring er svært viktig, og hvordan likviditetsstyring kan gjøres i praksis på en relativt enkel måte.
Regnskap og likviditet – hva er egentlig forskjellen?
For de fleste mindre bedrifter har eier/leder ofte fulgt med på saldoen på bankkontoen og sett på det som et uttrykk for hvor bra virksomheten går. Går saldoen opp over tid, ser det bra ut, og går saldoen nedover er det grunn til bekymring. Hvis du som bedriftseier gjør dette, tenker du kanskje at du har god oversikt over likviditetssituasjonen. Hva saldo på bedriftens bankkonto viser den enkelte dag gir imidlertid kun et øyeblikksbilde av hvordan likviditetssituasjonen er, og sier ingen ting om forholdet mellom forventede innbetalinger fra kunder og utbetalinger til leverandører, lønn til ansatte og andre utbetalinger som arbeidsgiveravgift og merverdiavgift fremover.
Regnskap kan sies å være en systematisk registrering av inntekter, kostnader, eiendeler og gjeld, basert på et gitt sett regnskapsregler. Likviditet ser kun på innbetalinger til- og utbetalinger fra bedriftens bankkonto. Det vil derfor alltid være avvik mellom en bedrifts likviditetsmessige resultat i en periode og det regnskapsmessige resultatet for samme periode.
De viktigste forskjellene mellom regnskap og likviditet
Regnskapsmessig snakker man om inntekter og kostnader, mens man likviditetsmessig snakker om innbetalinger og utbetalinger. Forskjeller mellom likviditetsmessig- og regnskapsmessig resultat oppstår når det er forskjell på tidspunkt for inntektsføring i regnskapet og innbetaling samt kostnadsføring i regnskapet og utbetaling.
I tillegg vil det også være rene beløpsmessige forskjeller. Dette vil for eksempel være tilfelle for alle bedrifter som er mva-registrert ettersom mva ikke behandles som hverken inntekt eller kostnad, men holdes helt utenfor resultatregnskapet slik at alle inntekter og kostnader i resultatregnskapet er ekskl. mva, mens alle innbetalinger fra kunder og utbetalinger til leverandører er inkl. mva.
Det er i praksis en rekke forskjeller mellom likviditetsmessig- og regnskapsmessig resultat for en måned. Vi vil her ta for oss de vanligste.
Innkjøp av kapitalvarer
Kapitalvarer er driftsmidler med en kostpris på over kr. 15.000 og som planlegges benyttet over et lengre tidsrom, normalt flere år. Eksempler på dette kan være en dyr PC som en ansatt antas å kunne benytte i f.eks. tre år før det er behov for å anskaffe ny, eller en varebil som antas å kunne benyttes i f.eks. fem år før det er behov for å bytte den ut med en ny varebil.
Likviditetsmessig vil slike anskaffelser normalt måtte betales før overlevering, enten det skjer ved bruk av midler fra selskapets bankkonto (egenkapital), eller opptak av lån som nedbetales over tid. Regnskapsmessig vil imidlertid kjøpesummen ekskl. mva (forutsatt at bedriften er mva-registrert og får fradrag for inngående mva ved anskaffelsene), kostnadsføres over forventet økonmisk levetid, dvs. den tiden man antar å kunne bruke driftsmidlet før det er ubrukbart pga. slitasje og elde. Normalt estimerer man levetiden til et helt antall år, f.eks. tre år for en PC og 5 år for en varebil. Dette innebærer at driftsmiddelets kostpris ekskl. mva kostnadsføres med et likt beløp hvert år ned til antatt restverdi etter økonomisk levetid, som normalt settes til null.
Likviditetsmessig vil kontantandelen av anskaffelsesprisen inkl. mva redusere likviditetsbeholdningen på betalingstidspunktet. Regnskapsmessig vil imidlertid kostprisen ekskl. mva fordeles likt over driftsmiddelets forventede økonomiske levetid. Hvis kjøpet delvis finansieres med lån, vil avdrag og renter på eventuelt lån være likviditetsmessige utbetalinger fremover.
Arbeidsgiveravgift
Arbeidsgiveravgift kostnadsføres regnskapsmessig på utbetalingsdatoen, sammen med brutto lønn for de ansatte. Likviditetsmessig betales imidlertid arbeidsgiveravgift etterskuddsvis kun seks ganger pr. år (15.01., 15.03., 15.05., 15.07., 15.09. og 15.11.). Den likviditetsmessige utbetalingen vil derfor alltid komme 1-2 måneder etter kostnaden i regnskapet.
Merverdiavgift
For bedrifter som ikke er mva-pliktige, vil mva utgjøre en del av regnskapsmessig kostnad for de ulike anskaffelsene og innkjøpene.
For bedrifter som er mva-pliktige vil imidlertid mva ikke være noen kostnad, men inngå i nettoberegningen av den mva som skal betales til kemnere for den enkelte mva-termin. Bedrifter som er mva-registrert vil måtte legge til mva på fakturaer til kunder. Summen av utgående mva på fakturaer til kunder for en to-måneders periode akkummuleres som gjeld til kemneren. Tilsvarende vil bedriften kunne trekke fra all inngående mva på fakturaer mottatt fra leverandører i samme to-måneders periode. Utgående mva for perioden redusert med inngående mva for samme tå-måneders periode betales til kemneren. Hvis inngående mva er høyere enn utgående mva, vil bedriften få utbetalt fra kemneren. Likviditetsmessig betales netto skyldig mva kun seks ganger pr. år (10.02., 10.04., 10.06., 31.08., 10.10. og 10.12.).
Faste tidsforskyvinger
De fleste bedrifter operer med 14 eller 30 dagers betalingsfrist. Dette innebærer likviditetsmessig at alle kunder fakturert etter 15. den enkelte måned, eller alle kunder fakturert en måned, forventes innbetalt den påfølgende måned.
Regnskapsmessig tas inntekten på faktureringsdato, dvs. den dato som er oppgitt som fakturadato på fakturaen. Dette vil normalt være samme måned som varen eller tjenesten er levert til kunden. For den eventuelle andelen av kunder som ikke betaler fakturaen på forfallsdato, vil tidsforskyvningen kunne bli enda lenger.
Et annet eksempel på fast tidsforskyvning er betaling til leverandører. De fleste leverandører opererer også med enten 14 eller 30 dagers betalingsfrist. Regnskapsmessig kostnadsføres anskaffelsene, eksl. mva, på leveringsdato, og tjenester når de er ferdig levert.
Likviditetsmessig skal derfor de fleste fakturaene fra leverandører inkl. mva man mottar en måned betales den påfølgende måned. Hvis bedriften er mva-registrert vil inngående mva på leverandørfakturaene inngå som en del av mva-oppgjøret for terminen og redusere netto skyldig mva som skal betales på en av de seks datoene nevnt ovenfor.
Periodisering av kostnader
Hvis man mottar faktura fra f.eks. gårdeier om husleie som betales kvartalsvis forskuddsvis, vil det også være forskjell mellom tidspunkt for regnskapsmessig kostnad og likviditetsmessig betaling. Regnskapsmessig vil husleie som betales forskuddsvis hvert kvartal normalt kostnadsføres lineært over tre måneder, mens likviditetsmessig skjer betalingen den 1. i hvert kvartal.
Skatt
I årsregnskapet for et aksjeselskap med overskudd, vil 22% av det skattemessige overskuddet (som ofte avviker fra det regnskapsmessige overskuddet) bli selskapets inntektsskatt for regnskapsåret. Denne skatten betales imidlertid først året etter. De første to betalingene skal skje 15.02. og 15.04. påfølgende år, mens avregningen og siste betaling skjer etter skatteoppgjøret på høsten. Forfall er normalt i oktober/november.
For skatt er det således en betydelig tidsforskyving fra kostnadsføring til betaling, som er positivt for alle aksjeselskaper, ved at de kan betale skatten med overskudd både i inntektsåret og betalingsåret.
Generelle kommentarer
Som det fremgår ovenfor er det en rekke forskjeller mellom regnskapsmessig- og likviditetsmessig resultat. Dette innebærer at hvis man tar utgangspunkt i regnskapet, må det korrigeres for de forskjellene mellom regnskap og likviditet som er relevante.
Likviditetsstyring i praksis
Ved kun å følge med på saldo på selskapets bankkonto får man kun et øyeblikksbilde av likviditetssituasjonen, og ingen kunnskap om hvordan likviditeten utvikler seg fremover ved blant annet innbetalinger fra kunder samt utbetalinger til leverandører og lønn til ansatte.
Med mindre selskapet har svært få transaksjoner, slik at det er veldig enkelt å ha beholde oversikten, eller likviditeten er så god at du er sikker på at det ikke vil bli noen utfordringer fremover, er det helt nødvendig å lage et likviditetsbudsjett, hvor forskjellene mellom regnskap og likviditet hensyntas. Likviditetsbudsjettet bør oppdateres regelmessig, typisk hver måned, for å evaluere hvor godt modellen traff på saldo på bankkontoen ved slutten av måneden, og hva årsakene til avviket var. Deretter bør modellen oppdateres for eventuelle endringer fremover, basert på erfaring fra siste måned.
Det er vår oppfatning at excel for de fleste er et meget godt verktøy for likviditetsstyring. Fordelen er at man da kan lage en modell som passer spesifikt for det selskapet det gjelder, hvor man typisk tar utgangspunkt i regnskapet og korrigerer for relevante forskjeller mellom regnskap og likviditet og på den måten «regner om» regnskapet til å bli på kontantbasis.
Oppsummering
Hvis du som bedriftseier ønsker å etablere likviditetsstyring i din bedrift, eller ønsker å se på forbedringsområder for den likviditetsprognosemodellen som benyttes, må du gjerne kontakte oss i Progressum.