I denne artikkelen får du en enkel oversikt over de viktigste reglene rundt ordinær generalforsamling, og noen praktiske tips på veien.

Hva er en forenklet generalforsamling?

Det er ikke alltid nødvendig å samles rundt bordet eller logge inn i et digitalt møterom. Hvis ingen aksjonærer motsetter seg det, kan man gjennomføre en forenklet generalforsamling – uten møte.

Det gjøres slik:
Det sendes ut en innkalling med agenda til alle aksjonærene.
Eventuelle innspill sendes inn skriftlig før møtetidspunktet.
Generalforsamlingen dokumenteres i en vanlig protokoll som signeres av styreleder.
Denne metoden er enkel og effektiv – og faktisk mulig selv om selskapet har flere aksjonærer. Likevel er det fortsatt mest vanlig å gjennomføre generalforsamlingen på tradisjonelt vis.

Innkalling – hva må med?

Alle aksjonærer med kjent adresse skal få innkalling til generalforsamlingen minst én uke i forveien. Innkallingen må inneholde:

• Tid og sted for møtet
• Agenda (saksliste)
• Eventuelle nødvendige vedlegg, som utkast til årsregnskap, forslag til vedtektsendringer osv.

Har selskapet kun én aksjonær, er det ikke nødvendig å sende formell innkalling. Det er også mulig å avtale muntlig møte eller kortere frist, så lenge alle aksjonærene er enige.

Gjennomføring – slik gjør du det

Alle aksjonærer har rett til å møte og stemme på generalforsamlingen. Dersom aksjer har byttet eier mellom innkalling og møte, er det aksjonæren på møtetidspunktet som har stemmerett.

Kan ikke en aksjonær møte, kan det gis skriftlig fullmakt til en annen – enten en som allerede deltar, som f.eks. styreleder, eller en valgfri representant som ikke er aksjonær.

Møtet kan holdes fysisk eller digitalt. Det ledes normalt av styrets leder, men det kan også velges en annen møteleder. Møtelederen bør kjenne sakene godt, og kunne håndtere eventuelle spørsmål eller situasjoner som dukker opp.

Obligatoriske saker på agendaen

Hvert år må følgende punkter behandles i den ordinære generalforsamlingen:

• Godkjenning av årsregnskapet
• Eventuell årsberetning og revisjonsberetning (hvis aktuelt)
• Disponering av resultatet

I tillegg er det vanlig å ta med andre relevante saker, som:

• Valg av styremedlemmer
• Fastsettelse av styrehonorar
• Valg av ny revisor (hvis aktuelt)
• Godkjenning av revisors honorar (som oftest etter regning)
• Litt om styret og honorarer

Et aksjeselskap må ha minst én myndig person i styret. Det finnes ingen regler for hvor mange styremedlemmer man kan ha, eller hvilken kompetanse de må ha – verken individuelt eller samlet.

Godtgjørelse til styret beskattes som lønn, og skal innberettes deretter.

Hva med ekstraordinære generalforsamlinger?

Noen ganger dukker det opp saker som ikke kan vente til neste ordinære generalforsamling. Da kaller man inn til ekstraordinær generalforsamling. Dette skjer ofte hvis man skal vedta vedtektsendringer, dele ut utbytte, eller behandle andre saker som krever beslutning fra generalforsamlingen.

Husk protokollen!

Det skal alltid føres en protokoll fra generalforsamlingen. Den skal vise:

• Hvem som var til stede (eller representert)
• Hvilke saker som ble behandlet
• Hvilke vedtak som ble fattet

Protokollen signeres av møteleder, og en ekstra person hvis det var flere til stede. Protokollen skal oppbevares trygt og være tilgjengelig så lenge selskapet eksisterer.

Oppsummert

En generalforsamling trenger ikke være komplisert, men det er viktig å følge reglene. Enten selskapet har én eller mange aksjonærer, gjelder de samme formelle kravene for gjennomføring.

Trenger du hjelp?

Vi i Progressum hjelper gjerne til med årsoppgjøret – enten du trenger bistand med det formelle, eller ønsker å forenkle regnskapet med et skybasert system. Ta kontakt med oss for en uforpliktende prat – vi har lang erfaring med både regnskap, årsoppgjør og selskapsformalia.